Skip to content
FindMyPhotoHome
Log in

FindMyPhoto — Privacy outline for creators

Paste this into your own privacy policy or event information, and replace the placeholders in capitals with your details.

This outline is not legal advice: it is a starting point. Have it checked for your own event before you use it.

When you host an event on FindMyPhoto, you are the controller for its photos and for your guests' data (see the Creator Terms). Your attendees need to know, before the event, that photos are taken and how they are delivered. Paste the text below into your privacy policy or event information, and use the two short lines on your ticket page, your invitation and a sign at the venue. Replace the placeholders:

  • {EVENT_NAME}: the name of the event, as shown on the event page.
  • {CREATOR_LEGAL_NAME}: your legal name or the registered name of your organisation.
  • {CREATOR_EMAIL}: an email address where attendees can reach you about privacy.
  • {RETENTION}: the date the photos go offline, which is the end of the retention period you chose (1, 3 or 12 months, counted from the day you set up the event, or from the event date if you set it up in advance), for example 15 March 2027 (in Dutch: 15 maart 2027). Everything is deleted within 7 days after that date. The creator portal shows this date. If you extend the period, update the date.
  • {EVENT_URL}: the event link, for example https://event.findmyphoto.app/K7M2QX (opens in a new tab).

If you switch on "Anyone with the link can see all photos" (the open gallery) for the event, also add the optional paragraph for an open gallery below, and its line on the sign at the venue.

English: text for your privacy policy

Photos at {EVENT_NAME}. Photos are taken at {EVENT_NAME}, and you may appear in them. We share them with attendees through FindMyPhoto, so that everyone can get the photos they appear in. We do this on the basis of our legitimate interest in capturing the event and giving attendees their photos (Article 6(1)(f) GDPR); you can object at any time.

Who is responsible. {CREATOR_LEGAL_NAME} is responsible (the controller) for the event photos and for the data of guests who use FindMyPhoto for this event. You can reach us at {CREATOR_EMAIL}. FindMyPhoto (S-Industry, Rotterdam, the Netherlands) processes this data on our behalf and only on our instructions.

What happens to the faces in the photos. To make the photos searchable, the faces in them are indexed by Amazon Rekognition on servers in the EU (Ireland): each face is turned into a set of numbers and stored in an index that belongs to this event only. The index holds no names or other details, is not used to train any AI model, and is deleted together with the photos. The photos are stored in the EU (Stockholm).

How guests find their photos. Guests who want their photos go to {EVENT_URL}, take a selfie and give their explicit consent (Article 9(2)(a) GDPR) before the selfie is used. They choose between "Find my photos once" (the selfie is deleted right after the search) and "Keep me posted" (the selfie is kept while the event is open, so that new photos can be checked, and then deleted). The selfie is compared only with this event's photos and is never added to the index. Guests then get a personal link to their photos by email. If the General tab is on for this event, guests who sign up can also see all photos of the event. Guests can download the photos in full size, unless we have limited downloads to watermarked copies or to viewing only.

How long. The photos, the face index and the guests' matches stay online until {RETENTION}; they are then taken offline and deleted automatically within 7 days. If we extend this, the event page shows the new date.

Your rights, also if you did not sign up. You can ask us for access to your data, or for a photo of you to be removed from the event and its face index, and you can object to your face being indexed, even if you never signed up with a selfie. Email {CREATOR_EMAIL}, or FindMyPhoto at support@findmyphoto.app, with the event link and the photo (a screenshot is enough). You do not need to send a selfie. Guests can withdraw their consent at any time: in the app with "Leave event", or on the website under "Your data" in their gallery. You can also complain to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) or to the authority in your own country.

Children. You may sign up with a selfie only if you are 16 or older. Parents and guardians can ask us at {CREATOR_EMAIL} to remove photos of their child.

More information. FindMyPhoto's Events Privacy Addendum at https://findmyphoto.app/privacy-events (opens in a new tab) explains the details.

Contact. {CREATOR_LEGAL_NAME}, {CREATOR_EMAIL}.

English: one line for your ticket terms

  • Photos are taken at {EVENT_NAME} and shared with attendees through FindMyPhoto, which indexes the faces in the photos so that guests can find their own with a selfie; see our privacy policy, and email {CREATOR_EMAIL} to object or to have a photo removed.

English: one line for the event page and a sign at the venue

  • Photos are taken at this event. Find yours with a selfie at {EVENT_URL}: the faces in the photos are indexed for this event only; the photos stay online until {RETENTION}, and everything is deleted within 7 days after that. Questions or removal: {CREATOR_EMAIL}.

English: optional paragraph for an open gallery

Anyone with the link can see the photos. At {EVENT_NAME}, anyone who has the event link or QR code can see all photos of the event at {EVENT_URL} and, as far as we allow, download them, without a selfie and without signing up. If people who were not there get the link, they can see photos of you too. If you do not want a photo of you to be visible, email {CREATOR_EMAIL} and we will hide that photo. You can also ask us to close the gallery.

  • Add to the sign at the venue: Anyone with the link can see all photos of this event, without a selfie.

Nederlands: tekst voor je privacyverklaring

Foto's bij {EVENT_NAME}. Bij {EVENT_NAME} worden foto's gemaakt waarop jij kunt staan. We delen ze via FindMyPhoto met de bezoekers, zodat iedereen de foto's kan krijgen waar hij of zij zelf op staat. Dat doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang om het evenement vast te leggen en bezoekers hun foto's te geven (artikel 6 lid 1 onder f AVG); je kunt daar altijd bezwaar tegen maken.

Wie is verantwoordelijk. {CREATOR_LEGAL_NAME} is verantwoordelijk (de verwerkingsverantwoordelijke) voor de evenementfoto's en voor de gegevens van gasten die FindMyPhoto voor dit evenement gebruiken. Je bereikt ons via {CREATOR_EMAIL}. FindMyPhoto (S-Industry, Rotterdam, Nederland) verwerkt deze gegevens namens ons en alleen volgens onze instructies.

Wat er met de gezichten op de foto's gebeurt. Om de foto's doorzoekbaar te maken, worden de gezichten erop geïndexeerd door Amazon Rekognition op servers in de EU (Ierland): elk gezicht wordt omgezet in een reeks getallen en opgeslagen in een index die alleen bij dit evenement hoort. De index bevat geen namen of andere gegevens, wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen en wordt samen met de foto's verwijderd. De foto's worden opgeslagen in de EU (Stockholm).

Hoe gasten hun foto's vinden. Gasten die hun foto's willen, gaan naar {EVENT_URL}, maken een selfie en geven uitdrukkelijk toestemming (artikel 9 lid 2 onder a AVG) voordat de selfie wordt gebruikt. Ze kiezen tussen "Zoek mijn foto's één keer" (de selfie wordt direct na het zoeken verwijderd) en "Houd me op de hoogte" (de selfie wordt bewaard zolang het evenement open is, zodat nieuwe foto's gecheckt kunnen worden, en daarna verwijderd). De selfie wordt alleen vergeleken met de foto's van dit evenement en nooit aan de index toegevoegd. Gasten krijgen daarna per e-mail een persoonlijke link naar hun foto's. Staat het tabblad Algemeen aan voor dit evenement, dan zien gasten die zich aanmelden ook alle foto's van het evenement. Gasten kunnen de foto's op volledige grootte downloaden, tenzij wij downloads hebben beperkt tot kopieën met watermerk of tot alleen bekijken.

Hoe lang. De foto's, de gezichtsindex en de matches van gasten blijven online tot {RETENTION}; daarna gaan ze offline en worden ze binnen 7 dagen automatisch verwijderd. Als we dat verlengen, toont de evenementpagina de nieuwe datum.

Jouw rechten, ook als je je niet hebt aangemeld. Je kunt ons vragen om inzage in je gegevens, of om een foto van jou uit het evenement en de gezichtsindex te verwijderen, en je kunt bezwaar maken tegen het indexeren van je gezicht, ook als je je nooit met een selfie hebt aangemeld. Mail {CREATOR_EMAIL}, of FindMyPhoto via support@findmyphoto.app, met de link van het evenement en de foto (een screenshot is genoeg). Je hoeft geen selfie te sturen. Gasten kunnen hun toestemming op elk moment intrekken: in de app met "Evenement verlaten", of op de website onder "Jouw gegevens" in hun galerij. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de toezichthouder in je eigen land.

Kinderen. Je mag je alleen met een selfie aanmelden als je 16 jaar of ouder bent. Ouders en voogden kunnen ons via {CREATOR_EMAIL} vragen om foto's van hun kind te verwijderen.

Meer informatie. Het privacy-addendum voor evenementen van FindMyPhoto op https://findmyphoto.app/privacy-events (opens in a new tab) legt alles uit.

Contact. {CREATOR_LEGAL_NAME}, {CREATOR_EMAIL}.

Nederlands: één zin voor je ticketvoorwaarden

  • Bij {EVENT_NAME} worden foto's gemaakt en met de bezoekers gedeeld via FindMyPhoto, dat de gezichten op de foto's indexeert zodat gasten met een selfie hun eigen foto's kunnen vinden (zie ons privacybeleid); mail {CREATOR_EMAIL} om bezwaar te maken of een foto te laten verwijderen.

Nederlands: één zin voor de evenementpagina en een bordje op locatie

  • Bij dit evenement worden foto's gemaakt. Vind de jouwe met een selfie op {EVENT_URL}: de gezichten op de foto's worden alleen voor dit evenement geïndexeerd; de foto's blijven online tot {RETENTION}, en alles wordt binnen 7 dagen daarna verwijderd. Vragen of verwijderen: {CREATOR_EMAIL}.

Nederlands: optionele alinea voor een open galerij

Iedereen met de link kan de foto's zien. Bij {EVENT_NAME} kan iedereen die de link of QR-code van het evenement heeft, op {EVENT_URL} alle foto's van het evenement bekijken en, voor zover wij dat toestaan, downloaden, zonder selfie en zonder zich aan te melden. Krijgen mensen die er niet bij waren de link, dan kunnen ook zij foto's van jou zien. Wil je niet dat een foto van jou te zien is, mail dan naar {CREATOR_EMAIL}; dan verbergen we die foto. Je kunt ons ook vragen de galerij te sluiten.

  • Toevoegen aan het bordje op locatie: Iedereen met de link kan alle foto's van dit evenement zien, zonder selfie.